Registros

Los registros son las filas de una tabla —un cliente, una factura, un gasto—. Abrí una tabla para ver sus registros y hacé clic en una fila para abrirla.

Agregar un registro

1. En una tabla a la que podés agregar, hacé clic en Nuevo, junto a su nombre, arriba de su página. Abre el formulario de esa tabla; para agregar a otra tabla, pasate primero a ella desde el nombre de la tabla.
2. Completá los campos y guardá —o hacé clic en ✕, al lado del título, para salir sin agregarlo—. ⌘ Enter (Ctrl Enter en Windows) guarda desde cualquier campo.
3. ¿Con apuro? Crear desde una foto o PDF, al costado del formulario (debajo, en una pantalla angosta), lee una foto o PDF (un recibo, una tarjeta) y completa los campos para que los revises — y conserva el archivo, agregando un campo de archivo para guardarlo si la tabla todavía no tiene uno. Las líneas de una factura van a un campo de ítems, y el cliente que nombra queda vinculado —o se agrega a su tabla si es nuevo. Si el archivo tarda demasiado en leerse, no se agrega nada: probá de nuevo.

Para agregar muchos a la vez, usá Importar muchos registros en la misma página — mirá importar registros.

Editar o quitar

Cambiá un registro en su misma página. Una sección — campos agrupados bajo un título — tiene un solo Editar en la línea de su título, que abre todos sus campos juntos. Un campo fuera de las secciones tiene su propio Editar junto a su nombre: pasá el puntero por el campo para verlo — en el celular está siempre a la vista. Los valores se vuelven casillas ahí mismo; al guardar, los nuevos aparecen enseguida y la actividad del registro suma una línea que nombra lo que cambió. Enter guarda — ⌘ Enter (Ctrl Enter en Windows) en texto enriquecido y en líneas, donde Enter empieza un renglón nuevo — y Esc o Cancelar dejan todo como estaba.

Solo se guarda lo que cambiaste, así que si otra persona cambió algo mientras tanto, su cambio queda — en otro campo, o en un campo de la misma sección que vos no tocaste.

Un campo de archivos guarda cada archivo al subirlo, aunque después canceles; solo, Listo lo cierra. Los campos que se calculan — fórmulas, resúmenes, numeración automática y lo que una referencia muestra de su registro — nunca están en un editor, y quien solo puede ver la tabla no ve ningún Editar.

Para quitar un registro, hacé clic en el ícono de la papelera (Eliminar) arriba en su página. Al eliminar un registro no se borra: queda apartado, y cualquiera que pueda editar la tabla puede encontrarlo y recuperarlo (mirá Registros eliminados más abajo).

Editar o eliminar varios a la vez

1. Marcá la casilla al final de cada fila que quieras cambiar, o la del encabezado para seleccionar todas las filas a la vista (Ver más, al pie de la lista, trae las siguientes). Hasta 200 a la vez.
2. Aparece una barra arriba de la tabla. Eliminar quita todos los registros seleccionados después de confirmar.
3. O hacé clic en Editar…, elegí un campo y escribí un valor: se aplica a todos los registros seleccionados. Los demás campos no se tocan.

Combinar duplicados

1. Marcá dos o más filas que en realidad son lo mismo y hacé clic en Combinar… en la barra.
2. Elegí el registro que conservás y, para cada campo, el valor que querés conservar — viene preseleccionado el valor con contenido actualizado más recientemente.
3. Los archivos y comentarios de todos los registros seleccionados quedan juntos en el registro que conservás; los demás se eliminan — quedan apartados como cualquier registro eliminado, así que pueden volver.

Los registros de otras tablas que apuntaban a los duplicados combinados ahora apuntan al registro que conservaste. Esa es la única parte de una combinación que restaurar no deshace — todo lo demás puede volver: los valores anteriores del registro conservado, desde su historial, y los registros combinados, restaurándolos.

Registros eliminados

Los registros eliminados están a una búsqueda de distancia. Elegí Eliminado en el menú del buscador — o escribí deleted:* — y la tabla muestra sus registros eliminados en lugar de los vigentes, del más reciente al más antiguo, con cuándo se eliminó cada uno. Solo quienes pueden editar la tabla pueden buscarlos.

Acotalo como cualquier búsqueda: deleted:semana_actual para lo que se eliminó esta semana, o sumá palabras y filtros de campo para encontrar un registro.

Marcá los que quieras recuperar y hacé clic en Restaurar en la barra. Un registro restaurado vuelve exactamente como estaba, y la restauración aparece en su historial de actividad.

Quienes administran la tabla (y su dueño) también ven Eliminar definitivamente en esa barra. Borra los registros y todo lo que llevan adjunto — sus archivos, su historial, sus comentarios — para siempre. No se puede deshacer, así que primero pide confirmación; es la única acción de la app que borra datos de verdad en lugar de apartarlos.

Al abrir un registro

Al hacer clic en una fila — en la tabla, el calendario, la galería o el mapa — el registro se abre en sus valores. Cada campo queda en su lugar, uno vacío con un guion, así lo tenés a mano para completarlo.

Si la tabla agrupa sus campos en secciones, primero van los campos sin sección y después cada sección en su propio panel, bajo su nombre —lado a lado, y con los tamaños y la alineación que les da su diseño.

Al costado de los valores — debajo, en una pantalla angosta — el panel Actividad muestra los últimos comentarios y cambios. El cuadro de comentarios está arriba de todo — escribí y hacé clic en Publicar comentario. Si un comentario se puede editar o eliminar después depende de la tabla — mirá los comentarios.

Si administrás la tabla, marcá Solo admins antes de publicar para que un comentario quede entre quienes la administran: se marca con un candado y nadie más lo ve nunca — ni en el registro, ni en su actividad, ni en sus notificaciones, ni entre los eventos recientes de la cuenta. Si menciona a alguien que no administra la tabla, esa persona no se entera.

Escribí @ en un comentario, o en un campo de texto enriquecido, para mencionar a alguien que puede ver la tabla: se entera en sus notificaciones. Quien comentó en un registro, o fue mencionado en él, también se entera de sus comentarios nuevos.

Al pie de la página, el registro dice cuándo se actualizó por última vez y cuándo se creó —solo cuándo se creó, si no cambió desde entonces—.

Pantalla completa e impresión

Arriba en un registro, Pantalla completa muestra el registro como una página —armada según el diseño de su tabla— e Imprimir manda esa página a la ventana de impresión del navegador, donde también podés guardarla como PDF. Cada campo se imprime en su lugar, uno vacío con un guion.

Recorrer una lista

Un registro que abrís desde la tabla, la galería, el mapa o el calendario queda dentro de la lista de donde lo abriste — tu búsqueda, la vista en la que estabas, la galería, los registros del mapa o, desde el calendario, los registros con fecha en ese campo, por orden de fecha. Al lado del título ves en qué lugar está — 3 de 12 — entre flechas al registro anterior y al siguiente de esa lista, que dan la vuelta en sus extremos: siguiente en el último te lleva al primero, y anterior en el primero, al último. Las teclas ← y → hacen lo mismo. ✕ cierra el registro y te lleva de vuelta a la lista, justo donde está ese registro — en el mapa con su marcador abierto, en el calendario en su mes con su entrada marcada.

Editar, comentar y eliminar te mantienen en la lista: al guardar seguís en el registro, al eliminar volvés a la lista. Un registro que se abre de otra forma — un enlace en otro registro, una mención — no tiene flechas, y ✕ te lleva a su tabla.

Actividad y enlaces

La actividad completa de un registro — sus comentarios y el historial de cambios — se abre desde Ver toda la actividad en ese panel.

Los registros de otras tablas que enlazan a este mediante un campo de referencia tienen cada uno su propia pestaña, con el nombre de esa tabla tal como se escribió al crearla — la pestaña Facturas de un cliente lista las facturas cuyo campo cliente lo nombra. La pestaña es un ajuste del campo de referencia: desde sus ajustes se puede renombrar o quitar, y así una tabla a la que muchas otras apuntan conserva solo las pestañas que necesita. Pasadas unas pocas, las demás se pliegan en un menú Más.

El historial de cambios nombra cada campo editado y muestra su valor anterior junto al nuevo. Los campos solo para administradores permanecen ocultos para quienes no pueden verlos.

Cada cambio del historial tiene un botón Restaurar para quienes pueden editar: vuelve a aplicar los valores de esa versión como un cambio nuevo — nada se sobrescribe, y la restauración también queda en el historial. Los cambios anteriores a esta función no lo ofrecen.

Compartir un registro con un enlace

Los administradores ven un panel Enlace público al costado de los valores de un registro, que dice si el registro tiene enlace. Crear enlace crea uno ahí mismo, y el panel muestra su dirección, con Copiar para copiarla y Abrir para ver lo que ve quien lo recibe. Cualquiera que tenga el enlace puede ver ese único registro — sin necesidad de cuenta. La página muestra los valores en modo lectura, con las fechas y horas en la zona horaria de quien la abre, y no aparece en los buscadores. Deja afuera los campos solo para administradores, y los que en su configuración dicen Fuera de los enlaces públicos — notas para tu equipo que un cliente no tiene por qué leer; el panel nombra los campos que el enlace deja afuera.

• Reemplazar enlace cambia la dirección por una nueva — donde sea que se haya pegado el enlace anterior, deja de funcionar.
• Quitar desactiva el enlace por completo.
• Eliminar el registro hace que su enlace deje de funcionar; restaurarlo lo vuelve a activar.

Pegado en WhatsApp, Mensajes u otra app que muestra vistas previas de enlaces, el enlace se ve como una tarjeta con el nombre del registro, su tabla y su primera imagen, si tiene — nada que la página misma no muestre. Las apps guardan las tarjetas que ya mostraron: reemplazar o quitar el enlace no las borra, pero ya no llevan a ningún lado.

En las apps de DataWasi, quienes administran la tabla tienen el mismo enlace en el botón Compartir de un registro: Compartir enlace… lo crea la primera vez y lo manda por Mensajes, Mail o adonde quieras. Reemplazarlo o quitarlo se hace acá.

Crear, reemplazar y quitar el enlace quedan registrados en el historial de actividad del registro.