Importar registros

Agregá o actualizá muchos registros a la vez desde un CSV, un archivo de Excel o SQLite, o creá un registro por archivo a partir de un ZIP de fotos y PDF. Subí el archivo, revisá a dónde va cada parte e importá — se ejecuta en segundo plano. O mandá los archivos por correo a la cuenta.

Iniciar una importación

1. En una tabla, tocá Nuevo, junto a su nombre, y usá Importar muchos registros, al costado del formulario — o abrí Importar —junto al título de la página de la cuenta— para subirlo desde la página Importar de la cuenta.
2. Tocá Elegí un archivo…, elegí un CSV, un archivo de Excel (.xlsx) o SQLite, o un ZIP de imágenes/PDF —su nombre aparece al lado— y tocá Subir.
3. Revisá a dónde va cada hoja y tocá Importar.

A dónde va cada hoja

Cada hoja de un archivo de Excel y cada tabla de un archivo SQLite — un CSV cuenta como una hoja — va a la tabla cuyos campos nombran los encabezados de sus columnas, siempre que sus valores encajen: fechas donde el campo guarda fechas, números donde guarda números. Un archivo subido desde la página Nuevo registro de una tabla va a esa tabla, salvo que sus columnas nombren otra.

Un CSV puede separar sus columnas con comas o con punto y coma, como lo guarda Excel en español. Sus montos se leen como están escritos: si una columna tiene 2.850,75, la coma marca los decimales y 15.000 es quince mil; en un CSV con punto y coma eso vale aunque ningún valor lo muestre.

Cambiá a dónde va una hoja desde su lista, o elegí No importar. Si administrás la cuenta, una hoja que no nombra ninguna tabla se convierte en una tabla nueva: sus encabezados pasan a ser los campos, y su tipo se deduce de las filas. Un ZIP va a la tabla desde la que empezaste — elegí una si empezaste en otro lado.

Debajo de cada hoja, la página dice qué va a hacer importarla — cuántas de sus columnas van a campos — o qué lo impide. Importar ejecuta las hojas una tras otra — una cuyas columnas de referencia nombran registros de otra hoja va después de ella — y la página sigue cada una hasta que termina.

Un archivo que dejás antes de tocar Importar no se pierde: espera en la página Importar de la cuenta, en Esperando para importar, hasta que lo importes o lo borres — la página Nuevo registro de una tabla dice cuántos esperan y lleva ahí.

Asignar columnas

Cada columna va al campo que nombra su encabezado, sin importar tildes ni mayúsculas; una columna que no nombra ningún campo queda afuera. Tocá Editar columnas en una hoja para cambiar cualquiera. Un archivo cuya primera fila ya es de datos — sin fila de encabezados — se lee así, y sus columnas van a los campos de la tabla en orden; si esa suposición no es correcta, cambiá «La primera fila son encabezados» ahí.

Una celda de fecha de Excel llega como esa fecha, con el formato que sea que la hoja le dé.

Una columna que va a un campo de referencia — uno que enlaza a un registro de otra tabla — nombra cada registro como lo muestra esa tabla: el nombre de un empleado, el FAC-042 de una factura. No importan mayúsculas, espacios ni tildes, y el ID del registro también sirve. Un nombre que no tiene ningún registro, o que comparten dos, deja esa fila afuera, diciendo por qué.

Crear o actualizar

Una hoja crea registros nuevos salvo que su página de columnas diga otra cosa: puede actualizar los existentes, o ambas cosas. Para actualizar, asigná una columna a «Coincidir por ID» — es el ID del registro, el mismo que incluye una exportación de datos — así una fila con un ID coincidente actualiza ese registro en lugar de crear uno nuevo.

Un archivo sin IDs de DataWasi también puede actualizar: en «Coincidir registros existentes por», elegí un campo cuyo valor identifique un registro — un número de factura, un correo — y asigná su columna. Una fila cuyo valor coincide con un registro existente lo actualiza; con el modo actualizar o crear, el resto se crea.

Importar fotos y PDF

Un ZIP de imágenes o PDF crea un registro por archivo: cada archivo se lee con IA para completar los campos, y el archivo se conserva — adjunto al campo de archivo de la tabla, que se crea automáticamente si la tabla todavía no tiene uno. Los archivos se leen juntos en un lote en segundo plano, así que un ZIP grande puede tardar — te llega un correo cuando termina. La página del archivo subido muestra la cantidad antes de importar.

Viene todo lo que trae el documento. Las líneas de una factura completan el campo de ítems de la tabla, fila por fila, y una referencia toma el registro que nombra el documento: el cliente que ya está en la tabla referenciada, encontrado por su nombre sin importar mayúsculas ni tildes, o uno nuevo que se agrega ahí con los datos que muestra el documento. Si dos registros se llaman igual, la referencia queda vacía en vez de adivinar.

Cada importación admite hasta 200 archivos, y el lote completo se dimensiona contra el presupuesto de IA y los créditos prepagos que le quedan a tu espacio antes de ejecutar nada — un ZIP demasiado grande para lo que resta del mes se rechaza de entrada. Si el presupuesto se agota mientras el lote corre, los archivos restantes se cancelan y aparecen como fallidos con ese motivo; todo lo ya extraído se conserva.

Un archivo que la tabla ya tiene queda afuera en lugar de leerse de nuevo: cuando la misma foto o el mismo PDF — idéntico — ya está adjunto a uno de sus registros, la importación lo saltea y dice en qué registro está. Lo mismo con una segunda copia dentro de un mismo ZIP o correo. Un archivo adjuntado a mano en la página de un registro no se compara.

Enviar por correo

Cada cuenta tiene una dirección de correo — su nombre en datawasi.app, como taller@datawasi.app — y cada una de sus tablas otra más, con el nombre de la tabla en minúsculas después de un +: taller+gastos@datawasi.app para Gastos. Una ñ en el nombre de la tabla se escribe ni ahí, porque una dirección de correo solo admite letras sin tilde ni ñ: taller+disenios@datawasi.app para Diseños. La página Importar de la cuenta y la página Nuevo registro de cada tabla las muestran, con un botón Copiar. DataWasi antes se llamaba Bascuade, y una dirección en bascuade.app sigue funcionando.

Mandá archivos ahí y se importan como si los hubieras subido: cada planilla o ZIP va a donde dicen sus columnas, y las fotos y los PDF del mensaje se convierten en un registro cada uno en la tabla a la que los mandaste — leídos con IA junto con lo que escribiste, así que una línea como «pagado con la Visa» puede completar un campo que el archivo no muestra. Lo que necesite una decisión — una hoja que no nombra ninguna tabla, archivos mandados a la dirección de una cuenta con varias tablas — espera en Esperando para importar a que lo termines. Nada de lo que llega por correo crea una tabla.

Un mensaje sin adjuntos es un registro en sí mismo: su asunto y su texto se leen en la tabla a la que lo mandaste, o en la única tabla de la cuenta. Reenviá un recibo que llegó en el cuerpo de un correo, o escribí simplemente «Almuerzo con un cliente, $450».

Solo pueden escribirle a la cuenta las personas que pueden agregar registros en ella, y solo desde un correo confirmado en su perfil — DataWasi comprueba que el mensaje venga de verdad de esa dirección, para que nadie pueda mandar en tu nombre. Cuando termina te llega una respuesta contando qué pasó con cada parte, con enlaces. El correo de cualquier otra persona se ignora y nunca se responde.

Un archivo que llegó por correo lo dice en su página — quién lo mandó, el asunto y, para esa persona y quien administra la cuenta, lo que escribió — así sabés para qué estás eligiendo una tabla, y con qué se van a leer las fotos y los PDF.

Para reenviar correo automáticamente desde Gmail — las facturas de un proveedor, por ejemplo — creá un filtro que las reenvíe a la dirección de la cuenta (o de una tabla). Gmail primero le manda a esa dirección un código de confirmación; DataWasi te lo pasa por correo con el enlace de Gmail, para que confirmes el reenvío. A partir de ahí, los mensajes reenviados cuentan como tuyos, y las respuestas te llegan a vos. El reenvío automático desde otros proveedores todavía no funciona: reenviá esos a mano, y funcionan como cualquier mensaje que mandes.

Resultados

Te llega un correo a medida que termina cada hoja. La página del archivo subido muestra cómo le fue a cada una; abrí una para ver cuántos registros se crearon, actualizaron, omitieron o fallaron — con el motivo por fila de lo que no se importó, para que puedas corregir el origen y volver a intentar.