Vistas

Una vista es una forma con nombre de mirar una tabla: una consulta guardada más las columnas que muestra, cómo se ordena y qué calcula. Elegí una desde el nombre de la tabla, el título de su página: su menú muestra la vista principal y las vistas de la tabla debajo de la tabla actual.

Guardar una vista

1. Buscá en la tabla (o no: una vista también puede guardar solo sus columnas y su orden) y ajustá las columnas, el orden y los cálculos como los quieras.
2. Hacé clic en el ícono de marcador al final del buscador (Guardar vista). Ponele un nombre a la vista y elegí Guardar para mí. Conserva juntos la consulta, las columnas, el orden y los cálculos, y se abre la vista nueva.

Menús de columna y cálculos

El encabezado de cada columna tiene un pequeño ▾ a la derecha. Su menú ordena la lista por esa columna, de menor a mayor o al revés; pone un cálculo sobre ella en la línea bajo el buscador; y Ocultar columna la saca de la tabla: el selector de columnas, en la esquina de arriba a la izquierda de la tabla, la vuelve a mostrar.

La línea bajo el buscador resume la lista: los cálculos a la izquierda y cuántos registros tiene a la derecha. Un número o un monto admite Suma, Promedio, Mínimo y Máximo (una fecha, la primera y la última); un texto, una opción, una referencia o una persona, su valor Más común, con cuántos registros lo comparten. Cada uno cuenta todos los registros que encuentra la búsqueda, no solo las filas en pantalla, y los montos en monedas distintas se suman por separado. Agregá uno con Calcular o desde el menú de una columna, y sacalo con su ×. Una vista guarda sus cálculos, hasta seis; sin una vista abierta, se guardan para vos en esa tabla, y al guardar una vista van con ella.

Tuyas y de todos

Guardar para mí deja la vista solo para vos. Si administrás la tabla, Guardar para todos la comparte con todos los que tienen acceso a la tabla. En el menú de la tabla, un ícono de dos personas marca una vista compartida y uno de una persona, una vista tuya; ✓ marca la vista abierta. Las vistas que administrás tienen un lápiz para renombrarlas y un botón para eliminarlas.

Avisarme

La campana junto al marcador — Avisarme — te avisa cuando un registro entra en lo que muestra la página: se crea cumpliendo la vista, se edita hasta cumplirla, o vence una fecha en ella (eso se revisa cada mañana a las 08:00, en la zona horaria de la cuenta). Los registros que ya están no cuentan, y uno que se edita sin salir de la vista no te vuelve a avisar. Te llega a tus notificaciones, una fila por vista.

• En una vista: abrí la campana y elegí Avisarme; la campana se pone azul. Abrila de nuevo para dejar de avisarte.
• En una búsqueda que no guardaste: ponele un nombre y Guardar y avisarme. La bandeja necesita un nombre para mostrarla.
• Sin búsqueda: Avisarme de registros nuevos vigila toda la tabla.
• Si administrás la tabla, una vista compartida también puede avisarle a un grupo con el que está compartida la tabla (Avisar también a), mientras no filtre por campos solo para administradores. La página de Avisos en los ajustes de la tabla muestra todo lo que avisa, y también puede avisarle a un grupo — o a alguien que ve la tabla — de cada registro nuevo.

Las vistas que te avisan llevan una campanita en el menú de la tabla. Si una vista pierde un filtro — porque su campo se eliminó o se ocultó — deja de avisar, y te lo dice una vez.

Vista principal

La vista principal es con la que se abre la tabla, y la primera entrada de su menú. Hasta que se guarde una muestra todos los registros, y el menú la llama Todos los registros.

1. Buscá, ordená y elegí las columnas como querés que se abra la tabla.
2. Hacé clic en el marcador (Guardar vista) y, debajo de O como la vista principal, elegí Para mí. No hace falta ponerle nombre: es la de la tabla, así que el título muestra solo el nombre de la tabla.

Si administrás la tabla, Para todos la hace la vista principal de todos los que tienen acceso. Tu propia vista principal gana sobre la de todos, así que cada uno puede seguir teniendo la suya. Su ícono en el menú dice cuál estás viendo: una persona para la tuya, dos para la de todos.

Guardar de nuevo la reemplaza. Con la vista principal abierta, Restablecer mi vista principal (o Restablecer la vista principal de todos), al pie del menú de la tabla, la quita: la tabla se abre con la de todos, o con todos sus registros. Para ver todo sin restablecerla, borrá la búsqueda.

Más allá de la grilla: calendario, galería, mapa

Al final de la fila del buscador, unos íconos cambian cómo se muestran los resultados de la misma búsqueda: una lista para Datos (la grilla), un calendario para Calendario cuando la tabla tiene campos de fecha, una imagen para Galería cuando tiene un campo de archivo y un mapa para Mapa cuando tiene un campo de ubicación. El que estás usando aparece subrayado; una tabla que solo tiene la grilla no muestra ninguno.

Mientras la búsqueda muestra registros eliminados (deleted:*) se ocultan los demás íconos y queda solo la grilla — un registro eliminado no tiene página que abrir desde el calendario, una tarjeta o un pin. Mirá registros para encontrarlos y restaurarlos.

El calendario

El calendario ubica los registros de la tabla en una grilla de semanas según todos los campos de fecha, fecha y hora y rango de fechas a la vez — cada campo tiene su color, con una leyenda cuando hay más de uno. Un rango de fechas abarca todos sus días, y los registros sin fecha simplemente no aparecen.

Desplazá el calendario para recorrer las semanas — los meses anteriores y siguientes se cargan a medida que llegás a ellos, y el título indica el mes que estás viendo. Las flechas saltan de a un mes y Hoy te trae de vuelta. Hacé clic en un registro para ver sus campos —con un enlace para abrirlo— y en el + de un día para crear un registro con esa fecha ya cargada. El buscador filtra el calendario igual que la grilla. Para sacar un campo de fecha del calendario, desactivá Mostrar en el calendario en la configuración de ese campo.

En tu propio calendario

Para ver estas fechas en Apple Calendar, Google Calendar u Outlook, hacé clic en Agregar a tu calendario, junto a las flechas del mes. Sin búsqueda, el enlace es de toda la tabla; si la búsqueda es una de tus vistas — o una compartida —, es de esa vista; y una búsqueda que todavía no es vista se guarda como tuya con Guardar y agregar. Cada persona tiene su propio enlace: uno por vista y uno para toda la tabla.

Tu calendario lo vuelve a leer solo, así que lo que cambia acá aparece allá. Cada registro con fecha es un evento — de todo el día para una fecha o un rango de fechas, de una hora para una fecha y hora —, con el nombre del registro como título, sus otros campos en las notas y un enlace al registro. Trae los registros desde hace un año en adelante.

El enlace no pide cuenta: quien lo tenga ve las fechas que vos ves. Si llegó más lejos de lo que debía, Reemplazar enlace lo cambia por uno nuevo y el anterior deja de funcionar al instante; Quitar lo borra. Si perdés el acceso a la tabla o a la vista, el enlace deja de mostrar nada, y un registro que va a la papelera sale del calendario.

La galería

La galería muestra los mismos registros como tarjetas — una foto arriba y el nombre del registro con algunos valores debajo. La portada sale sola de los campos de archivo del registro: se muestra la primera foto (o página de PDF) que encuentre, y un registro sin imagen lleva un marcador discreto en su lugar. Hacé clic en una tarjeta para abrir el registro.

No hay nada que configurar — su ícono aparece apenas la tabla tiene un campo de archivo, y el buscador filtra las tarjetas igual que la grilla. Está pensada para tablas donde la imagen es lo importante: catálogos de productos, menús, inventario con fotos.

El mapa

El mapa marca con un pin cada registro que tiene ubicación, ubicado por todos los campos de ubicación de la tabla a la vez — como en el calendario, cada campo lleva su propio color de pin, con una leyenda cuando hay más de uno. Hacé clic en un pin para ver el nombre del registro y abrirlo. Los registros sin ubicación simplemente no aparecen.

No hay nada que configurar — su ícono aparece apenas la tabla tiene un campo de ubicación, y el buscador filtra los pines igual que la grilla. El mapa es OpenStreetMap; dale un momento en conexiones lentas.

Ajustar una vista

Con una vista abierta, escribir otra consulta en el cuadro de búsqueda te saca de la vista sin cambiarla — Guardar vista (el marcador) guarda entonces la búsqueda nueva como una vista aparte. Ordenar por el encabezado de una columna también es temporal — el menú de la tabla ofrece Guardar este orden en la vista. Cambiar las columnas o los cálculos edita la vista directamente, así que solo quienes pueden editarla ven el selector de columnas, Calcular, las × y Ocultar columna; los demás ven sus cálculos tal como están.

La gramática de consulta en sí — campos, condiciones, fechas en palabras — está explicada en búsqueda y filtros.