Importar registros

Adicione ou atualize vários registros de uma vez a partir de um CSV, um arquivo do Excel ou SQLite, ou crie um registro por arquivo a partir de um ZIP de fotos e PDFs. Envie o arquivo, confira para onde vai cada parte e importe — tudo roda em segundo plano. Ou envie os arquivos por e-mail para a conta.

Iniciar uma importação

1. Em uma tabela, toque em Novo, ao lado do nome dela, e use Importar vários registros, ao lado do formulário — ou abra Importar — ao lado do título da página da conta — para enviar pela página Importar da conta.
2. Toque em Escolha um arquivo…, escolha um CSV, um arquivo do Excel (.xlsx) ou SQLite, ou um ZIP de imagens/PDFs — o nome dele aparece ao lado — e toque em Enviar.
3. Confira para onde vai cada aba e toque em Importar.

Para onde vai cada aba

Cada aba de um arquivo do Excel e cada tabela de um arquivo SQLite — um CSV conta como uma aba — vai para a tabela cujos campos os cabeçalhos das colunas dela nomeiam, desde que os valores combinem: datas onde o campo guarda datas, números onde guarda números. Um arquivo enviado pela página Novo registro de uma tabela vai para essa tabela, a menos que as colunas dele nomeiem outra.

Um CSV pode separar as colunas com vírgulas ou com ponto e vírgula, como o Excel salva em português. Os valores são lidos como estão escritos: se uma coluna tem 2.850,75, a vírgula marca os decimais e 15.000 é quinze mil; num CSV com ponto e vírgula isso vale mesmo que nenhum valor mostre.

Mude para onde vai uma aba pela lista dela, ou escolha Não importar. Se você administra a conta, uma aba que não nomeia nenhuma tabela vira uma nova tabela: os cabeçalhos viram os campos, e os tipos são deduzidos das linhas. Um ZIP vai para a tabela de onde você começou — escolha uma se começou em outro lugar.

Abaixo de cada aba, a página diz o que importá-la vai fazer — quantas colunas vão para campos — ou o que está impedindo. Importar executa as abas uma após a outra — uma cujas colunas de referência nomeiam registros de outra aba vem depois dela — e a página acompanha cada uma até terminar.

Um arquivo que você deixa antes de tocar em Importar não se perde: ele aguarda na página Importar da conta, em Aguardando importação, até você importá-lo ou excluí-lo — a página Novo registro de uma tabela diz quantos estão aguardando e leva até lá.

Mapear colunas

Cada coluna vai para o campo que o cabeçalho dela nomeia, independentemente de acentos ou maiúsculas; uma coluna que não nomeia nenhum campo fica de fora. Toque em Editar colunas em uma aba para mudar qualquer uma. Um arquivo cuja primeira linha já é de dados — sem linha de cabeçalhos — é lido assim, e as colunas vão para os campos da tabela em ordem; se essa suposição estiver errada, mude “A primeira linha são cabeçalhos” ali.

Uma célula de data do Excel chega como essa data, qualquer que seja o formato que a aba mostre.

Uma coluna que vai para um campo de referência — um que liga a um registro de outra tabela — nomeia cada registro como essa tabela o mostra: o nome de um funcionário, o FAC-042 de uma fatura. Maiúsculas, espaços e acentos não importam, e o ID do registro também serve. Um nome que nenhum registro tem, ou que dois compartilham, deixa essa linha de fora, dizendo por quê.

Criar ou atualizar

Uma aba cria novos registros, a menos que a página de colunas dela diga outra coisa: ela pode atualizar os existentes, ou ambos. Para atualizar, mapeie uma coluna para “Corresponder por ID” — é o ID do registro, o mesmo que uma exportação de dados inclui — assim uma linha com um ID correspondente atualiza esse registro em vez de criar um novo.

Um arquivo sem IDs do DataWasi também pode atualizar: em “Corresponder registros existentes por”, escolha um campo cujo valor identifique um registro — um número de fatura, um e-mail — e mapeie a coluna dele. Uma linha cujo valor corresponde a um registro existente o atualiza; com o modo atualizar ou criar, o restante é criado.

Importar fotos e PDFs

Um ZIP de imagens ou PDFs cria um registro por arquivo: cada arquivo é lido por IA para preencher os campos, e o arquivo é mantido — anexado ao campo de arquivo da tabela, que é criado para você se a tabela ainda não tiver um. Os arquivos são lidos juntos em um lote em segundo plano, então um ZIP grande pode demorar — você recebe um e-mail quando terminar. A página do arquivo enviado mostra a quantidade antes de importar.

Vem tudo o que o documento traz. As linhas de uma fatura preenchem o campo de itens da tabela, linha por linha, e uma referência recebe o registro que o documento nomeia: o cliente que já está na tabela referenciada, encontrado pelo nome sem importar maiúsculas ou acentos, ou um novo, adicionado lá com os dados que o documento mostra. Se dois registros têm o mesmo nome, a referência fica vazia em vez de adivinhar.

Cada importação aceita até 200 arquivos, e o lote inteiro é dimensionado contra o orçamento de IA e os créditos pré-pagos que restam ao seu espaço antes de executar qualquer coisa — um ZIP grande demais para o que sobra no mês é recusado de imediato. Se o orçamento acabar enquanto o lote roda, os arquivos restantes são cancelados e aparecem como falhas com esse motivo; tudo o que já foi extraído é mantido.

Um arquivo que a tabela já tem fica de fora em vez de ser lido de novo: quando a mesma foto ou o mesmo PDF — idêntico — já está anexado a um dos registros dela, a importação o ignora e diz em qual registro ele está. O mesmo vale para uma segunda cópia dentro de um mesmo ZIP ou e-mail. Um arquivo anexado à mão na página de um registro não é comparado.

Enviar por e-mail

Cada conta tem um endereço de e-mail — o nome dela em datawasi.app, como oficina@datawasi.app — e cada uma das suas tabelas mais um, com o nome da tabela em minúsculas depois de um +: oficina+gastos@datawasi.app para Gastos. Um ñ no nome da tabela vira ni ali, porque um endereço de e-mail só aceita letras simples: oficina+disenios@datawasi.app para Diseños. A página Importar da conta e a página Novo registro de cada tabela mostram esses endereços, com um botão Copiar. O DataWasi se chamava Bascuade antes, e um endereço em bascuade.app continua funcionando.

Envie arquivos para lá e eles são importados como se você os tivesse enviado por upload: cada planilha ou ZIP vai para onde as colunas dizem, e as fotos e PDFs da mensagem viram um registro cada na tabela para a qual você os enviou — lidos por IA junto com o que você escreveu, então uma linha como “pago com o Visa” pode preencher um campo que o arquivo não mostra. O que precisar de uma escolha — uma aba que não nomeia nenhuma tabela, arquivos enviados ao endereço de uma conta com várias tabelas — espera em Aguardando importação para você terminar. Nada enviado por e-mail cria uma tabela.

Uma mensagem sem anexos é um registro por si só: o assunto e o texto dela são lidos na tabela para a qual você enviou, ou na única tabela da conta. Encaminhe um recibo que chegou no corpo de um e-mail, ou escreva só “Almoço com cliente, R$ 450”.

Só quem pode adicionar registros na conta pode enviar e-mails para ela, e só a partir de um e-mail confirmado no perfil — o DataWasi verifica se a mensagem vem mesmo desse endereço, para que ninguém envie em seu nome. Quando termina, você recebe uma resposta contando o que aconteceu com cada parte, com links. E-mails de qualquer outra pessoa são ignorados e nunca respondidos.

Um arquivo que chegou por e-mail diz isso na página dele — quem enviou, o assunto e, para essa pessoa e quem administra a conta, o que ela escreveu — assim você sabe para o que está escolhendo uma tabela, e com o que as fotos e PDFs serão lidos.

Para encaminhar e-mails automaticamente a partir do Gmail — as faturas de um fornecedor, por exemplo — crie um filtro que os encaminhe para o endereço da conta (ou de uma tabela). Primeiro o Gmail envia um código de confirmação para esse endereço; o DataWasi repassa o código para você por e-mail, com o link do Gmail, para você confirmar o encaminhamento. A partir daí, as mensagens encaminhadas contam como suas, e as respostas chegam para você. O encaminhamento automático de outros provedores ainda não é aceito: encaminhe essas mensagens à mão, e elas funcionam como qualquer mensagem que você enviar.

Resultados

Você recebe um e-mail à medida que cada aba termina. A página do arquivo enviado mostra como foi cada uma; abra uma para ver quantos registros foram criados, atualizados, ignorados ou falharam — com o motivo por linha do que não foi importado, para você corrigir a origem e tentar de novo.