Registros

Os registros são as linhas de uma tabela — um cliente, uma fatura, uma despesa. Abra uma tabela para ver seus registros e clique em uma linha para abri-la.

Adicionar um registro

1. Em uma tabela à qual você pode adicionar, clique em Novo, ao lado do nome dela, no alto da página. Ele abre o formulário dessa tabela; para adicionar em outra tabela, mude para ela antes pelo nome da tabela.
2. Preencha os campos e salve — ou clique em ✕, ao lado do título, para sair sem adicioná-lo. ⌘ Enter (Ctrl Enter no Windows) salva de qualquer campo.
3. Com pressa? Criar a partir de uma foto ou PDF, ao lado do formulário (abaixo dele, numa tela estreita), lê uma foto ou PDF (um recibo, um cartão) e preenche os campos para você conferir — e mantém o arquivo, adicionando um campo de arquivo para guardá-lo se a tabela ainda não tiver um. As linhas de uma fatura vão para um campo de itens, e o cliente que ela nomeia fica vinculado — ou é adicionado à tabela dele quando é novo. Se o arquivo demorar demais para ser lido, nada é adicionado: tente de novo.

Para adicionar vários de uma vez, use Importar vários registros na mesma página — veja importar registros.

Editar ou remover

Altere um registro na própria página dele. Uma seção — campos agrupados sob um título — tem um só Editar na linha do título, que abre todos os campos dela juntos. Um campo fora das seções tem o próprio Editar ao lado do nome: passe o ponteiro sobre o campo para vê-lo — no celular ele está sempre à vista. Os valores viram campos de edição ali mesmo; ao salvar, os novos aparecem na hora e a atividade do registro ganha uma linha com o nome do que mudou. Enter salva — ⌘ Enter (Ctrl Enter no Windows) em texto formatado e em itens, onde Enter começa uma linha nova — e Esc ou Cancelar deixam tudo como estava.

Só o que você alterou é salvo, então se outra pessoa alterou algo enquanto isso, a alteração dela continua lá — em outro campo, ou em um campo da mesma seção que você não tocou.

Um campo de arquivos guarda cada arquivo ao enviá-lo, mesmo que você cancele depois; sozinho, Pronto o fecha. Os campos calculados — fórmulas, resumos, numeração automática e o que uma referência mostra do registro dela — nunca ficam em um editor, e quem só pode ver a tabela não vê nenhum Editar.

Para remover um registro, clique no ícone da lixeira (Excluir) no alto da página dele. Excluir um registro não o apaga: ele fica guardado, e qualquer pessoa que possa editar a tabela pode encontrá-lo e recuperá-lo (veja Registros excluídos abaixo).

Editar ou excluir vários de uma vez

1. Marque a caixa no fim de cada linha que quiser alterar — ou a do cabeçalho para selecionar todas as linhas à vista (Ver mais, no fim da lista, traz as próximas). Até 200 de uma vez.
2. Uma barra aparece acima da tabela. Excluir remove todos os registros selecionados após confirmar.
3. Ou clique em Editar…, escolha um campo e informe um valor: ele é aplicado a todos os registros selecionados. Os demais campos não são alterados.

Mesclar duplicados

1. Marque duas ou mais linhas que na verdade são a mesma coisa e clique em Mesclar… na barra.
2. Escolha o registro a manter e, para cada campo, o valor a manter — vem pré-selecionado o valor preenchido atualizado mais recentemente.
3. Os arquivos e comentários de todos os registros selecionados ficam juntos no registro mantido; os demais são excluídos — ficam guardados como qualquer registro excluído, então podem voltar.

Os registros de outras tabelas que apontavam para os duplicados mesclados agora apontam para o registro que você manteve. Essa é a única parte de uma mesclagem que restaurar não desfaz — todo o resto pode voltar: os valores anteriores do registro mantido, pelo seu histórico, e os registros mesclados, restaurando-os.

Registros excluídos

Os registros excluídos estão a uma busca de distância. Escolha Excluído no menu da busca — ou digite deleted:* — e a tabela mostra seus registros excluídos em vez dos atuais, do mais recente ao mais antigo, com quando cada um foi excluído. Só quem pode editar a tabela pode buscá-los.

Refine como qualquer busca: deleted:semana_atual para o que foi excluído nesta semana, ou acrescente palavras e filtros de campo para encontrar um registro.

Marque os que você quer de volta e clique em Restaurar na barra. Um registro restaurado volta exatamente como estava, e a restauração aparece no seu histórico de atividade.

Quem administra a tabela (e o dono) também vê Excluir definitivamente nessa barra. Apaga os registros e tudo o que está ligado a eles — seus arquivos, seu histórico, seus comentários — para sempre. Não dá para desfazer, então pede confirmação antes; é a única ação do app que realmente remove dados em vez de guardá-los.

Ao abrir um registro

Ao clicar em uma linha — na tabela, no calendário, na galeria ou no mapa — o registro abre em seus valores. Cada campo fica no seu lugar, um vazio com um traço, pronto para você preencher.

Se a tabela agrupa seus campos em seções, primeiro vêm os campos sem seção e depois cada seção no seu próprio painel, sob o seu nome — lado a lado, e com os tamanhos e o alinhamento que o layout dá a eles.

Ao lado dos valores — abaixo deles, numa tela estreita — o painel Atividade mostra os comentários e alterações mais recentes. A caixa de comentários fica no topo dele — escreva e clique em Publicar comentário. Se um comentário pode ser editado ou excluído depois depende da tabela — veja os comentários.

Se você administra a tabela, marque Só admins antes de publicar para que um comentário fique entre quem a administra: ele ganha um cadeado e ninguém mais o vê — nem no registro, nem na atividade dele, nem nas notificações, nem entre os eventos recentes da conta. Se ele menciona alguém que não administra a tabela, essa pessoa não fica sabendo.

Digite @ num comentário, ou num campo de texto rico, para mencionar alguém que pode ver a tabela: a pessoa fica sabendo nas suas notificações. Quem comentou num registro, ou foi mencionado nele, também fica sabendo dos novos comentários.

No pé da página, o registro diz quando foi atualizado pela última vez e quando foi criado — só quando foi criado, se não mudou desde então.

Tela cheia e impressão

No alto de um registro, Tela cheia mostra o registro como uma página — montada segundo o layout da tabela — e Imprimir manda essa página para a janela de impressão do navegador, onde você também pode salvá-la como PDF. Cada campo sai no seu lugar, um vazio com um traço.

Percorrer uma lista

Um registro aberto a partir da tabela, da galeria, do mapa ou do calendário fica dentro da lista de onde você o abriu — a sua busca, a visualização em que você estava, a galeria, os registros do mapa ou, a partir do calendário, os registros com data nesse campo, em ordem de data. Ao lado do título você vê em que posição ele está — 3 de 12 — entre setas para o registro anterior e o próximo dessa lista, que dão a volta nas pontas: próximo no último leva você ao primeiro, e anterior no primeiro, ao último. As teclas ← e → fazem o mesmo. ✕ fecha o registro e leva você de volta à lista, bem onde está esse registro — no mapa com o marcador dele aberto, no calendário no mês dele com a entrada marcada.

Editar, comentar e excluir mantêm você na lista: ao salvar você continua no registro, ao excluir volta à lista. Um registro aberto de outro jeito — um link em outro registro, uma menção — não tem setas, e ✕ leva você à tabela dele.

Atividade e links

A atividade completa de um registro — os comentários e o histórico de alterações — abre a partir de Ver toda a atividade nesse painel.

Os registros de outras tabelas que apontam para este por um campo de referência ganham cada um a própria aba, com o nome dessa tabela como foi escrito ao criá-la — a aba Faturas de um cliente lista as faturas cujo campo cliente o nomeia. A aba é uma configuração do campo de referência: nas configurações dele dá para renomeá-la ou desligá-la, e assim uma tabela para a qual muitas outras apontam mantém só as abas de que precisa. Passadas algumas, as demais se recolhem em um menu Mais.

O histórico de alterações nomeia cada campo editado e mostra o valor anterior ao lado do novo. Campos exclusivos de administradores permanecem ocultos para quem não pode vê-los.

Cada alteração do histórico tem um botão Restaurar para quem pode editar: ele reaplica os valores daquela versão como uma alteração nova — nada é sobrescrito, e a restauração também entra no histórico. Alterações anteriores a este recurso não o oferecem.

Compartilhar um registro com um link

Administradores veem um painel Link público ao lado dos valores de um registro, dizendo se o registro tem link. Criar link cria um ali mesmo, e o painel mostra o endereço dele, com Copiar para copiá-lo e Abrir para ver o que quem o recebe vê. Qualquer pessoa que tiver o link pode ver aquele único registro — sem precisar de conta. A página mostra os valores em modo de leitura, com as datas e horas no fuso horário de quem a abre, e fica fora dos buscadores. Ela deixa de fora os campos exclusivos de administradores, e os que nas configurações dizem Fora dos links públicos — anotações para a sua equipe que um cliente não precisa ler; o painel nomeia os campos que o link deixa de fora.

• Substituir link troca o endereço por um novo — onde quer que o link antigo tenha sido colado, ele para de funcionar.
• Remover desativa o link por completo.
• Excluir o registro faz o link parar de funcionar; restaurar o registro o reativa.

Colado no WhatsApp, no Mensagens ou em outro app que mostra prévias de links, o link aparece como um cartão com o nome do registro, sua tabela e sua primeira imagem, se tiver — nada que a própria página não mostre. Os apps guardam os cartões que já mostraram: substituir ou remover o link não os apaga, mas eles não levam mais a lugar nenhum.

Nos apps do DataWasi, quem administra a tabela tem o mesmo link no botão Compartilhar de um registro: Compartilhar link… cria o link na primeira vez e envia pelo Mensagens, Mail ou para onde você quiser. Substituir ou remover o link se faz aqui.

Criar, substituir e remover o link ficam registrados no histórico de atividade do registro.